PROSES ORGANISASI #

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktivitas yang member kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

  1. KEKUASAAN

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain. Artinya kemampuan mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian.

Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanapa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:

  1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi dan terikat pada pemimpin.
  2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi.

Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.

Kekuasaan tidak begitu saja diperoleh individu, ada 5 sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven, yaitu:

  1. Kekuasaan Menghargai (reward power)

    Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk member penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah.

  2. Kekuasaan Memaksa (coercive power)

    Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi jika tidak memenuhi perintah atau persyaratan.

  3. Kekuasaan Sah (legitimate power)

    Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai batas waktu tertentu.

  4. Kekusaan Keahlian (expert power)

    Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi.

  5. Kekuasaan Rujukan (referent power)

    Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada identifikasi pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi.

     

  1. WEWENANG

Mengapa manajer dapat memerintah karyawan? Pada situasi yang normal, manajer dapat membuat karyawan mengerjakan apa yang ia perintahkan.

Ada dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi):

  1. Pandangan Klasik (classical view)

    Wewenang dating dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat lebih bawah.

  2. Pandangan Penerimaan (acceptance view)

    Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

    Menurut Chaster I. Bernard seseorang akan memenuhi perintah apabila dipenuhi empat kondisi berikut:

  • Dia dapat memahami komunikasi
  • Dia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi
  • Perintah tersebut tidak akan bertentangan dengan kepentingan secara keseluruhan dan
  • Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.

     

  1. KOMUNIKASI

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Komunikasi adalah suatu proses social yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan dan melaksanakan komunikasi.

Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima infomasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami ini informasi yang diterimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang diberikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang efektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Terdapat tiga elemen poko yang saling berkaitan setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan berita). Apabila salah satu dar ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi.

 

Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

  1. Pengiriman atau sumber (sender)
  2. Enconding
  3. Message
  4. Chanel
  5. Receiver
  6. Recording
  7. Noise
  8. Feedback

Proses komunikasi umum berisi lima elemen, yaitu:

  1. Komunikator

    Dalam suatu kerangka organisasi, komunikator adalah karyawan dengan ide, maksud, informasi dan suatu tujuan untuk berkomunikasi.

  2. Pesan

    Tujuan komunikator diekspresikan dalam bentuk pesan baik verbal atau non verbal.

  3. Media

    Media adalah pembawa pesan, alat dimana pesan dikirim. Dalam organisasi memberikan informasi pada anggota dalam berbagai cara, termaksud komunikasi tatap muka, pembicara melalui telepon, pertemuan kelompok, pesan melaui fax dan lain-lain.

  4. Penerimaan Kode

    Agar proses komunikasi sempurna, pesan dapat dikodekan, sehingga relevan dengan penerimaan.

  5. Umpan Balik

    Proses komunikasi satu arah tidak membuka umpan balik penerima terhadap komunikator, meningkatkan potensi distori antara pesan yang dimaksud dan pesan yang diterima.

     

  1. PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keputusan dari seorang pemimpin tidak dating secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut:

  • Menghimpun data melalui pencatatan bahkan berupa kegiatan penelitian
  • Melalui analisis data
  • Menetapkan keputusan yang akan ditempuh
  • Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data operasional yang baru.

Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti itu maka manajer tidak perlu lagi untuk mengembangkan dan mengevaluasi seluruh alternative setiap masalah yang sama muncul kembali.

TEKNIK – TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Bentuk yang paling lazim ( tradisional ) dalam proses pengambilan keputusan organisasi terjadi dalam interaksi tatap muka. Dalam hal ini, teknik – teknik brainstorming ( sumbang saran ), nominal group ( kelompok nominal ), dan delphi telah dianggap sebagai cara yang baik untuk meminimalkan berbagai masalah yang timbul didalam interaksi kelompok tradisional itu.

  1. Brainstorming

    Teknik brainstorming adalah salah satu bentuk teknik kelompok. Pada pokoknya teknik ini untuk menggali dan mendapatkan gagasan – gagasan dari anggota kelompok. Karena, teknik brainstorming lebih berfokus pada penggalian gagasan daripada evaluasi gagasan. Semakin banyak gagasan yang digali, maka semakin besar peluang untuk mendapatkan solusi kreatif atas sesuatu masalah yang dihadapi. Namun demikian teknik ini mengandung beberapa kelemahan , Yaitu :

    1. Hanya dapat diterapkan pada masalah – masalah yang sederhana 
    2. Sangat memakan waktu dan biaya
    3. Hanya menghasilkan ide–ide yang dangkal.
  2. Nominal group technique

    Berbeda dengan brainstorming, nominal group technique (NGT) berkenaan dengan penggalian dan evaluasi gagasan sekaligus. Pada mulanya gagasan – gagasan digali secara nominal ( tanpa interaksi ) guna menghindari hambatan dan permufakatan. Selanjutnya, pada waktu evaluasi atas gagasan, interaksi dan diskusi dimungkinkan, namun dalam situasi yang terstruktur agar setiap gagasan mendapatkan perhatian yang proporsional.

  3. Delphi Technique

    Teknik delphi sedikit berbeda dengan NGT, dalam mana prosesnya semata mata tergantung pada kelompok nominal (para pakar) sebagai partisipan yang kesemuanya tidak melakukan interaksi tatap muka. Jadi, dengan teknik ini sangat mungkin kita dapatkan sejumlah pakar tanpa harus mengumpulkan mereka pada disatu tempat pada waktu yang sama. Perlu ditekankan disini bahwa para pakar tersebut tidaklah membuat keputusan akhir, tetapi lebih sebagai penyaji informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi. Inti dari teknik ini pada penggunaan serangkaian kuisioner yang dikirimkan kepada responden untuk mendapatkan masukan. Selanjutnya dari jawaban yang mereka masukan diolah lagi oleh pihak pengambil keputusan untuk merumuskan rangkuman – rangkuman yang kemudian akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Sesungguhnya teknik ini kelihatanya ilmiah dan secara teoritis dapat memanfaatkan pikiran para ahli yang bermutu tinggi, akan tetapi teknik delphi juga mengandung kelemahan, seperti :

    1. memakan waktu lama
    2. Perlu ketrampilan bahasa yang tinggi untuk menyusun kuisioner yang baik dan sesuai dengan masalah yang diangkat.

 

SUMBER REFERENSI

http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG%2C+DELEGASI+DAN+DESENTRALISASI.pdf

 

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0CDAQFjAB&url=http%3A%2F%2Flista.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F26571%2FProses%2BOrganisasi.pdf&ei=bkuQUvz6LoWPrQe1kIG4Cg&usg=AFQjCNGEDowpUvthBYAaqf_koPiUFz1RCQ&bvm=bv.56988011,d.bmk

 

http://www.bppp-tegal.com/v1/index.php?option=com_content&view=article&id=208:teknik-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi&catid=44:artikel&Itemid=85

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s