“ MENGANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERDASARKAN AKTIVITAS & FUNGSI PADA STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN CARREFOUR DI INDONESIA “ #

Struktur Organisasi PT. Carrefor Indonesia Secara Garis Besar :


Secara umum proses bisnis pada PT. Carrefour terbagi menjadi 3 bagian utama yaitu:

  1. Hubungan dengan pemerintah berkaitan dengan aktivitas:
  • Pengajuan rencana kerjasama investasi
  • Permohonan izin pembangunan unit usaha
  • Penggunaan fasilitas telekomunikasi dan energi
  1. Hubungan dengan pemasok berkaitan dengan aktivitas:
  • Pemberian tender kepada pemasok
  • Pembuatas perjajanjian kerjasama dengan pemasok yang dipilih
  • Berbagi informasi dan teknologi (seperti penggunaan Elektronic Data Interchange di tiap pemasok)
  • Pengiriman informasi stok barang dan pembayaran
  1. Hubungan dengan konsumen:
  • Penyebaran informasi produk
  • Penyediaan tempat belanja yang nyaman (tata letak produk, fasilitas kasir, fasilitas pembayaran non tunai, fasilitas parker, dll.)

KLASIFIKASI SIM BERDASARKAN AKTIVITAS ORGANISASI :

  1. Perencana Strategis (Strategic Planning Level)

    Perencanaan Strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan diambil organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk masing-masing program selama beberapa tahun ke depan. Pada aktivitas ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan perumusan sasaran dan perencana strategis. Bagian-bagian dari Level (Executive Support System) ini adalah :

  • RUPS(Rapat Umum Pemegang Saham)
  • Dewan Komisaris (Executive Support System)
  • President Director (Executive Support System)
    • Strategik Jangka Panjang, Rencana Kerja Jangka Panjang , Risk Management programs terlaksana, Tingkat financial compliance, Profit Business growth, Ketersediaan dana operasional, On time reporting
  1. Manajemen Level (Middle Managers)

    Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, melakukan perumusan anggaran dan mengalokasi sumber daya. Bagian-bagian pada level ini adalah:

  • Board Of Commisioner (Management Support System)
  • General Manager Of Finance (Management Support System)
  • General Manager Of Risk Management (Management Support System)
  • Dewan Direksi (Decision Support System)
    • President Directur
    • CEO , COO, COF
  • Corporate Secretary (Management Support System)
    • Legal
    • Corporate Affairs
  1. Knowledge Level

    Pada level ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan penjadwalan aktivitas & laporan prestasi. Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan Dapat disebut pula Knowledge & Data Workers karena berhubungan dengan pengetahuan yang berkaitan dengan perseroan/organisasi perusahaan. Bagian-bagian dari level ini secara umum adalah:

  • General Manager Of Comercial & Marketing (Knowledge Work Station).
  • General Manager Of Human Resource & Support Service (Knowledge Work Station).
  • General Manager Of Information Technology (Office Automation systems).
  1. Operation Level (Operation Managers)

    Aktivitas pada level ini adalah melakukan pengolahan pesanan, pengirimin dan pemesanan barang. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Secara garis besar berdasarkan struktur organisasi diatas dapat dikategorikan pada level ini adalah :

  • General Manager Of Operation (Transaction Processing Systems)
    • Sales
    • Receiving
    • Loss Preventation
    • Social Responsibility
    • Costumer Care

KLASIFIKASI SIM BERDASARKAN FUNGSI ORGANISASI :

  1. DEWAN KOMISARIS

    Tujuan & Fungsi Jabatan :

  • Melakukan pengawasan dan pengarahan Direksi dalam mengelola perusahaan.
  • Melakukan tugas, wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar Perseroan, keputusan RUPS dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  1. Board Of Commisioners

    Tujuan & Fungsi Jabatan :

  • Menentukan garis besar kegiatan perseroan.
  • Memberikan petunjuk kerja pada direksi setelah mendapatkan persetujuan dari RUPS.
  • Mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
  • Memberi nasehat-nasehat kepada pihak manajerial dibawahnya.
  1. Rapat Umum Pemegang Saham

    Tujuan & Fungsi Jabatan :

  • Membuat anggaran dasar.
  • Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris dan direktur.
  • Menetapkan arah, sasaran, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
  1. President Directur / Chief Executive Officer

    Tujuan & Fungsi Jabatan :

  • Menentukan dan menetapkan strategi, tujuan utama dan kebijaksanaan pengembangan perusahaan.
  • Menyiapkan rencana dan anggaran serta aliran kas keuangan perusahaan.
  • Menetapkan permodalan anggaran dan aliran kas keuanganperusahaan.
  • Menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap pejabat yang berada di bawah pimpinannya.
  • Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran dan perintah kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas masing-masing bawahan.
  • Mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan perubahan-perubahan yang diperlukan sejalan dengan kebutuhan akan perkembangan perusahaan.
  • Mengkoordinasikan kegiatan unsur organisasi agar dapat berjalan lebih efisien dan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
  • Menentukan pengambilan keputusan terakhir untuk intern perusahaan dan untuk mewakili nama perusahaan.
  • Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
  • Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.
  • Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.
  • Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting- meeting BOD.
  1. Corporate Affairs & Legal

    Tujuan & Fungsi Jabatan:

  • Mengatasi masalah yang berkaitan dengan hukum seperti mengurus ijin bangunan Carrefour, mengadakan kerja sama dengan pihak kontraktor.
  • Meningkatkan pelayanan terhadap investor.
  • Mengikuti perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di Pasar Modal.
  • Memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat yang berkaitan dengan kondisi emiten atau perusahaan public.
  • Memberikan masukan kepada Direksi dalam rangka mematuhi ketentuan UUPM dan peraturan pelaksanaannya.

     

  1. Levelisasi Struktur Organisasi Perusahaan :


 

 

Operation : Fungsi Operation/pengendalian operasional adalah sebagai laporan prestasi dari aktivitas sub operation Carrefour dan penjadwalan aktivitas para sub operation yaitu sales , receiving , loss prevention , social responbility , costumercare

Sales (Penjualan)

  • sales manager/manajer penjualan : bertugas sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap pelaksaanaan marketing plan, bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk, terhadap sales management , membina dan membimbing sales team, memelihara hubungan baik dengan distributor dan salesman, membuat sales plan dan sales report
  • sales administration/administrasi penjualan : berkerja dikantor selain itu juga membantu para salesman/sales promotion dalam melakukan penjualn atau mencari klien , memasukkan database dari konsumen setiap sales, membuat report aktivitas sales, sebagao humas apabila konsumen ingin menyampaikan keluhan
  • salesman/sales promotion : sebagai orang yang menjual produk / jasa dari perusahaan Carrefour dengan cara kontak langsung kepada pelanggan

Receiving (Penerimaan Barang)

  • cost control/pengendali biaya : bertugas untuk mengontrol biaya yang sudah dianggarkan oleh PT.Carrefour agar tidak overcost dari anggaran yang ditentukan untuk setiap masing – masing barang
  • receiving report/laporan penerimaan : bertugas untuk membuat dokumen penerimaan terhhada[ barang yang sudah dipesan itu telah diterima, lalu report tersebut dikirimkan ke bagian cost control.
  • receiving checked/pengecekan penerimaan : bertugas menerima barang dan mengecek jumlah, kualitas, dan kelengakapan barang sesuai dengan keterangan yang dipesan oleh perusahaan Careffour dan meminta bagian receiving report untuk membuat laporan penerimaan barang.

 

Loss Prevention (Pencegah Kerugian)

  • loss prevention manager : kepala bagian loss prevention yang tugasnya mengatur sub loss prevention berjalan baik / sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan Careffour
  • loss prevention director : bertugas untuk mengurangi dan mencegah terjadinya kerugian dari pencurian dari penipuan seperti meningkatkan keamanaan gudang barang denga CCTV agar dapat memudahkan dalam mengawasi barang – barang yang berada di gudang dan bisa pula mengingkatkan keamanaan di dalam market / Carrefour
  • loss prevention engineering : bertugas untuk mengindetifikasi bahaya, jalan keluar masalah yang dialami perusahaan dengan cara melakukan dikuantifikasi penilaian menggunakan computer berbasis program dan pemodelan untuk koensekuensi resiko

Social Responbility

  • CSR (Corporate Social Responbility) : sebagai salah satu bentuk implementasi perusahaan yang baik tatahnya atau biasa disebut Good Corporate Governance yang dimana agar perusahaan Carrefour ini mendapatkan keuntungan dari CSR tersebut seperti :
  1. Hubungan yang baik dengan para pemuka masyarakat.
  2. Hubungan positif dengan pemerintah setempat.
  3. Resiko krisis yang lebih kecil.
  4. Rasa kebanggaan dalam organisasi dan di antara khalayak sasaran.
  5. Saling pengertian antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal.
  6. Meningkatkan kesetiaan para staf perusahaan

Costumer Care

    Sebagai penyedia layanan kepada pelanggan sebelum, selama, dan setelah pembelian atau bisa disebut juga sebagai kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan.


    Adapun pembagian tugas dalam departemen Comercial & Marketing ini adalah sebagai berikut:

Comercial & Marketing

  • Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pemasaran produksi.
  • Merencanakan dan menyelenggarakan semua kegiatan pemasaran hasil penjualan produksi.
  • Menyelenggarakan semua kegiatan penelitian dan pengembangan pemasaran.

Promotion

  • Memperkenalkan produk baru.
  • Bertanggung jawab terhadap pengadaan program promosi dalam rangka peningkatan penjualan.

Consumer Good

  • Melaksanakan survey pasar atas produk.
  • Bertanggung jawab dalam mengontrol kelayakan suatu barang yang akan dijual.

Merchandise

Melaksanakan pemberian undian berhadiah/ bingkisan untuk pelanggan.

 


Adapun pembagian tugas dalam departemen Finance & Risk Management ini adalah sebagai berikut:

Finance & Risk Management

  • Mengawasi pemasukan dan pengeluaran uang kas dan uang di bank.
  • Menyetujui anggaran keuangan tiap bagian/departemen.
  • Meminta laporan keuangan setiap bulan serta meneliti penyimpangan yang terjadi pada tiap anggaran tersebut.
  • Bertindak sebagai penghubung kepada pihak ketiga, khususnya mengenai laporan pajak dan perbankan.
  • Bertanggung jawab kepada dewan Direksi.

Accounting

  • Bertanggung jawa atas kerugian pencacatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian laporan keuangan perusahaan.
  • Bertanggung jawab atas kegiatan akuntansi untuk cabang-cabang di luar Jabodetabek.

Credit

    Bertanggung jawab terhadap pembelian jenis barang yang bertipe kredit.

 

Budgeting

  • bertanggung jawab atas pengeluaran keuangan perusahaan yang menyangkut pada kebijaksanaan penggunaan dana atas segala kegiatan usaha.
  • Merencanakan sumber-sumber keuangan.
  • Mangatur pengalokasian dan pengunaan dana-dana.
  • Bertanggung jawab untuk memberikan informasi keuangan dan hasil produksi.
  • Bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan.

Market Risk

  • Bertanggung jawab terhadap pangadaan barang dagana dalam bentuk grocery untuk supermarket.
  • Bertanggung Jawab pada segala tindakan yang akan diambil dalam jangka waktu yang pendek dalam perseroan.

 


Adapun pembagian tugas dalam departemen TI ini adalah sebagai berikut:

Information Technology

  • Merencanakan dan mengembangkan sistem komputerisasi
  • Bertanggung jawab terhadap teknologi dan informasi
  • Melakukan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam departemen TI.

     

    Functional

  • Menitikberatkan pekerjaan pada pemanfaatan aplikasi yang ada
  • Bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pengaksesan dan peng-update-an basis data.
  • Memakai knowledge management guna mengakomodasi ilmu yang ada dalam perusahaan.

Technical

  • Bertanggung jawab terhadap infrastruktur TI yang ada dalam perusahaan.
  • Mengangani masalah perangkat keras, operating system maupun semua aplikasi yang ada jika terjadi pada user.
  • Memastikan jaringan telekomunikasi tiap infrastruktur TI terhubung.
  • Melakukan pemeliharaan secara berkala

     

     

    Help Desk

  • Bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan yang diperlukan oleh Customer.
  • Memberikan pelayanan FAQ (Frequently Answer & Question) yang memadai.

     

    Security & Audit

  • Menangani segala gangguan baik dari luar maupun dari dalam system.
  • Mengantisipasi penipuan melalui dunia maya.
  • Mengantisipasi terjadinya kehilangan data.

 


Adapun pembagian tugas dalam departemen HRD ini adalah sebagai berikut:

Human Resource & Support Service:

Bertanggung jawab atas program-program kegiatan kepegawaian

Procurement:

Berfungsi dalam perekrutan karyawan baru atau hal ayang berhubungan dengan administrasi karyawan.

Employe & Industrial Manager

Bertanggung jawab atas kesejahteraan karyawan dan menangani praktek kerja lapangan karyawan.

Training

  • Bertanggung jawab atas pelatihan dan pengembangan karyawan.
  • Memberikan dispensasi khusus dan mengatur jadwal training.

Asset & Management

  • Bertanggung jawab dalam mengontrol kelayakan suatu barang yang akan di jual.
  • Bertanggung jawab dalam mendata segala asset yang dimiliki PT. Carrefour di Indonesia

 

DAFTAR REFERENSI

 

http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab4/2008-2-00437-MNSI%20Bab%204.pdf

http://storage.jak-stik.ac.id/students/full%20paper/penulisan%20ilmiah/10404177/BAB%20III.pdf

http://id.wikipedia.org/wiki/Carrefour


 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s